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5 astuces pour être et rester courtois dans vos e-mails

Vanessa SORZE Le post de #Scribness 1 Comment

Mais où sont passées nos bonnes manières à l’ère du web 2.0?

A l’heure des robots et de l’intelligence artificielle, il est devenu complexe d’être courtois et de répondre à tous ses courriels reçus.

« Bonjour », «Au revoir, à bientôt », « J’ai bien pris note de votre demande » et si ces simples formules étaient bel et bien en voie de disparition ?

Nos parents nous ont pourtant appris la politesse en saluant la boulangère en allant chercher le pain et lui dire au revoir une fois la baguette sous le bras…

En cours, oui il y a fort longtemps, nous avons aussi appris les formules de politesse, voire de bienséance, les us et coutumes des correspondances bien rédigées.

Fichtre, diantre, mais où sont donc parties nos belles manières ?

D’après une étude récente nous recevons en moyenne 88 mails par jour dont 12 sont considérés comme du spam.

Combien devraient rester sans réponse ? Logiquement (savant calcul de tête…) 76. Je doute que ce soit le cas…

Pour les mails auxquels nous répondons, sommes-nous courtois ? *** silence gêné***.

Cette même étude pointe le fait que recevoir autant d’e-mails dans une journée interrompt 43 % des salariés au moins toutes les dix minutes et distrait de façon notable dans leur travail 31 % des autres.

Certains contacts semblent donner l’impression de préférer poster sur les réseaux sociaux plutôt que d’accuser réception des e-mails réceptionnés.

C’est vexant non ? D’autant plus que nous savons qu’ils sont connectés, nous suivons aussi leurs publications !

C’est un triste constat que voilà, mais quand problème il y a, solution existe aussi (dixit un certain Me Jedi).

Comment parvenir à une organisation vertueuse dans un monde supra connecté ? Voici quelques pistes à explorer !

5 astuces pour rester poli et courtois à l’ère du web 2.0

1) Évitez le langage SMS et l’excès d’abréviations.

« salu – koa de 9 pour 2m1 tjrs ok pour RDV 2PM ? »

Cet écart grossier de convenance a une fâcheuse tendance à être mal pris :

  1. Parce que vous avez dépassé les 12 ans depuis bien longtemps.

  2. Parce qu’un minimum de vocabulaire, même institutionnel, est plus courtois pour celui qui lit votre prose.

Exceptions acceptées pour vos collègues (proches de surcroît), les abréviations telles que:

  1. « @+ » (« à plus tard »)

  2. « asap » (« as soon as possible »)

  3. « fyi » (« for your information »).

Enfin, voyons, vous n’êtes pas si flemmard, faites un petit effort : merci!

2) Rédigez des titres précis et concis

Rien de plus agaçant que de recevoir des mails dont les objets / sujets sont: « re : » ou « fwd »

(c’est très personnel, je l’avoue). Vous en avez reçu aussi et vos journées sont comme les miennes, à flux tendus, vous n’avez pas de temps à perdre.

Vous admettrez donc l’utilité d’un titre clair, bien.

Voici quelques exemples de titres de mail (libres de droit) à utiliser avec ferveur :

  • En réponse à votre demande de devis n° —- daté du —-

  • Réponse à votre demande d’information sur nos produits de la gamme ———-

  • Confirmation de votre rendez-vous avec notre commercial

  • Réunion du 10 février : les sujets à aborder

3) Respectez les règles de rédaction de mail.

Tout d’abord, et je suis en peine de devoir le dire : faisez atenssion à la gramaire et à l’ortografe.

C’est désagréable pas vrai ?

La réforme de l’orthographe a bien eu lieu, son exécution, pas encore.

Vous trouverez de l’aide pour la correction de vos mails via le site Bon Patron, cela vous prend trente secondes, c’est gratuit et redore votre image de marque.

Vous éviterez par la même l’usage intempestif des MAJUSCULES qui servent en général à crier ou à hurler de joie .

De grâce, maitrisez vos émotions et contentez vous d’utiliser des guillemets pour mettre en exergue quelque mécontentement ou liesse momentanée.

Je vous invite aussi à la parcimonie avec les signes de ponctuation. Vous êtes énervé et vous avez envie de le dire (lisez cet article avant d’envoyer votre mail), vous avez le droit, un seul point d’exclamation fera passer le ton de votre colère, n’ayez-crainte.

4) Répondez aux mails, tout simplement.

Vous n’aimez pas rester sans réponse à vos mails, me trompe-je ? Les autres sont comme vous !

Parfois il est bon d’être déconnecté complètement pour se concentrer de façon totale sur un dossier ou un rendez-vous et c’est bien comme cela.

En faisant le choix de ré-activer votre boite mail vous admettez que vous prenez le temps pour vous en occuper, vous prenez donc le temps pour répondre à ceux qui vous ont sollicité.

Vous êtes débordé ? Répondez même de façon concise, un simple : « j’ai bien reçu votre mail, je vous réponds précisément demain matin » fait de vous un interlocuteur courtois et prévenant.

Faites de l’empathie, soyez bienveillant. Une réponse cordiale ne vous prend pas plus de temps qu’un mail insipide.

Cela ne gâchera pas votre journée que d’envoyer « je vous souhaite une très agréable journée » et cela changera un peu des lapidaires « Cordialement » ou pire « Cdt ».

Cas complexes ou correspondants « particuliers » : certains ont une fâcheuse tendance à vous poser des questions vraiment fastidieuses futiles et qui vous font perdre (vraiment trop) votre temps. Je vous donne cette solution, peu pédagogue je le conçois, mais elle a le mérite de faire comprendre sans le dire « Cherche par toi-même… ». Vous intègrerez ce lien délicat dans votre réponse. Gageons que le message sera clair.

5 ) Répondez à vos e-mails, même en cas d’erreur de destinataire.

Vous avez reçu un mail qui ne vous est vraisemblablement pas destiné, cela arrive parfois…

Au lieu de mettre un mail d’erreur à la corbeille tout de suite, pensez que s’il vous arrivait de commettre la même bourde vous seriez heureux de pouvoir rectifier votre erreur…

Faites preuve d’une étiquette sans faille, surtout si cette personne travaille dans la même entreprise ou le même secteur que vous.

Voici de quoi être charmant(e) en peu de temps : « Je sais que vous êtes sans doute très occupé, mais je pense que cet e-mail ne m’était pas destiné. Je tenais à ce que vous le sachiez pour pouvoir l’envoyer à la bonne personne. »

PS : petit rappel à l’usage des émoticônes (smileys)

Les émoticônes (aussi nommés smileys) sont de petits personnages ou signes faits pour agrémenter vos messages pour faire passer un état d’esprit ou un état d’âme.

Tenez vous le pour dit : leur usage est strictement réservé à vos correspondances personnelles.

Merci de votre attention !

Et vous ? Comment saluez vous avec brio vos interlocuteurs ? Comment gérez vous d’une main de maitre vos e-mails ? Commentez, et partagez votre expérience !

Pour aller plus loin sur le sujet :

Guide du bon usage de la messagerie électronique.

L’usage du mail dans les règles de l’art.

Règles de rédaction de mails pour rester poli.

 

À propos de l'auteur

Vanessa SORZE

Comments 1

  1. Im not that much of a online reader to be honest but your blogs really nice, keep it up! I’ll go ahead and bookmark your site to come back later. All the best kgdeafkbedde

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