COVID-19 et télétravail : frein ou opportunité pour l’engagement des équipes ?

Alessandra Makers, Transformation organisationnelle Leave a Comment

COVID-19 oblige... À vous le télé-travail ! Si vous êtes manager, ce mot là peut vous faire peur. Du jour au lendemain, toute votre équipe se retrouve à travailler depuis la maison ! Alors que certaines entreprises avaient déjà l’habitude, pour la majorité c’est la première fois qu’elles essayent cette nouvelle façon de travailler, avec 100% de l’effectif à la maison.

Dans ce contexte qui nous est imposé, comment bien manager une équipe ? Lorsqu'il faut gérer la crise et jongler entre les réunions, prendre des décisions stratégiques, organiser les priorités, planifier des projets, et faire tout un tas d'autres tâches toutes aussi importantes ?

Ce qui se passe actuellement est vraiment unique. Pour répondre à une telle transformation du lieu de travail, nous avons tous dû nous adapter: comment (et quand) nous travaillons, où, mais aussi (très important !)  comment nous communiquons.

Si vous aussi, avez mis en place le télétravail cette semaine, voici quelques astuces vécues et approuvées pour faire en sorte que les membres de votre team qui travaillent à distance ne se sentent pas si… distants. Et notamment, pour engager votre équipe en ce moment délicat. 

Interview : Carole Stromboni, experte en innovation

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Photo:  Clémentine Gras

Qui dit crise dit innovation pour s’en sortir. Carole Stromboni vient de lancer son livre INNOVER en pratique: Mener et réussir sa démarche d'innovation (Éd. Eyrolles) et ainsi que son podcast L'épreuve Coronavirus. L’auteur et freelance en innovation a notamment interviewé des dizaines de PMEs afin de lancer son guide, basé sur l’humain, sur la frugalité et sur l’expérience… des valeurs que, nous avons la conviction, sont indispensables en ce moment. Je l’ai interviewée afin de comprendre comment les entreprises peuvent innover dans le contexte actuel, et quel rôle joue le télétravail dans l’engagement des équipes.

Alessandra : Comment voyez-vous cette situation pour les entreprises qui ne travaillaient pas encore en télétravail ?

Carole : Les entreprises les plus innovantes socialement, qui ont mis en place le travail à distance depuis un moment, ont un pas d’avance. Avant le COVID-19, travailler depuis chez soi était une preuve de confiance, maintenant cela est devenu normal. Cette période va promouvoir le télétravail ne serait-ce en obligeant les entreprises à s’y mettre d’un point de vue informatique.

Certes, ce n’est pas une situation classique. En confinement, les parents doivent s’occuper de leurs enfants par exemple. Cela génère plus de complexité qu’en temps normal, et demande plus d’adaptabilité des salariés mais aussi des managers qui doivent prendre en compte leurs contraintes personnelles.

À la fin du confinement, les entreprises seront obligées de changer, car leurs salariés auront, eux, changé ! Les dirigeants ne pourront plus dire que le télétravail n’est pas possible, après l’avoir fait dans cette situation, beaucoup plus difficile. 

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Alessandra : Peut-on innover à distance ?

Carole : Il y a une phrase d’Einstein que j’aime bien : “On ne résout pas un problème avec les modes de pensées qui l'ont engendré”. On ne peut qu’innover lorsqu’on est à distance, c’est obligé et c’est naturel car on a tout un champs des possibles qui s’ouvre. La situation en elle-même fait appel à l’innovation.

L’écueil à éviter serait d’essayer de dupliquer la façon de travailler habituelle. Cela oblige à faire un pas de côté et à changer sa façon de voir les choses. Il n’est pas tellement question de réfléchir sur les outils car il y en a beaucoup mais surtout, comment organiser la réflexion collective lorsque chacun est face à son ordinateur. 

On ne peut qu’innover lorsqu’on est à distance, c’est obligé et c’est naturel car on a tout un champs des possibles qui s’ouvre. La situation en elle-même fait appel à l’innovation.

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On n’a plus la contrainte géographique. On peut travailler en asynchrone. Je n’ai pas les réponses mais j’ai la conviction que c’est un terreau favorable pour innover

Alessandra : Comment engager ses salariés dans le contexte actuel ?

Carole : Pour moi il y a plusieurs choses. D’une part, le sens du travail : Quel est le sens de mon travail ? De mon entreprise ? Est-ce que j’ai envie de m’investir aussi ? Quand on est chez soi, cela nous interpelle aussi de pourquoi on le fait, car on est moins soumis au contrôle social de la vie de bureau.

La deuxième chose concerne le fait de donner les moyens techniques à son équipe. Ce n’est pas si simple de donner des outils ergonomiques, qui fonctionnent bien, de faciliter la vie d’un point de vue administratif. Il faut donner envie aux gens de bien travailler. Si on n’a pas les bases, on va se dire que l’entreprise n’est pas capable de nous fournir du matériel de haut niveau donc peut-être qu'elle ne valorise pas vraiment notre travail. Personne n’en parle mais c’est très important ! 

Alessandra : Comment faire plus confiance à son équipe lorsque chacun est chez soi ?

Carole : De mon expérience, plus on fait confiance aux gens et plus ils ont envie de donner. Avec le télétravail, les managers qui contrôlent beaucoup leurs équipes ne perdent pas de pouvoir, ils peuvent demander à tous de rester avec le Skype allumé tout le temps, demander du reporting tous les jours… Je ne pense pas que le télétravail soit un obstacle au contrôle. 

En revanche, c’est une opportunité pour un manager qui veut davantage être dans un rôle d’animation et coach de faire confiance. Cela dépend bien sûr de la personnalité, et les vraies personnes qui vont innover sont celles qui vont faire un pas de côté, se dire que la situation est exceptionnelle, se demander comment peuvent-elles créer encore plus de confiance et engagement dans leurs équipes. 

Alessandra : Quelles sont les difficultés que les managers peuvent rencontrer pour cela ?

Carole : Cela demande un travail personnel. Ce n’est pas évident de lâcher quand on est manager, car il y a le discours et il y a les faits. Ce n’est pas un manager face à une équipe, c’est toute une entreprise, il y a plein de niveaux hiérarchiques. 

C’est la culture de l’entreprise qui va influencer d’un étage à l’autre et créer un environnement de confiance ou pas. On dit qu’il faut balayer les escaliers en commençant par le haut et, finalement, la culture que l’on voit dans le télétravail est celle que l’on donne en haut. Le télétravail est plus un révélateur de culture d’entreprise que quelque chose qui peut la transformer. C’est une opportunité mais ce n’est pas suffisant en soi, comme tous les outils.

Le télétravail est plus un révélateur de culture d’entreprise que quelque chose qui peut la transformer.

Alessandra : Comment maintenir les liens pendant une longue période de télétravail ?

Carole : Il faut réussir à recréer cette empathie, le côté humain, la prise de connaissance, dans le monde digital. La pause café, comment on la reproduit ? Le relationnel, la convivialité. C’est une vraie question !

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Les ‘best practices’ des managers en télétravail 

Si le sujet vous intéresse, je ne peux que vous conseiller d’aller jeter un oeil sur le guide très complet de Welcome to The Jungle nommé “Comment manager des équipes dispersées - Un défi pour toutes les entreprises”. Voici quelques idées à mettre en place dès aujourd’hui tirées du guide et inspirée des entreprises les plus innovantes :

Des réunions Ask Me Anything 

Les startups ayant des équipes dispersées ont trouvé un moyen de partager les informations à tout le monde et de renforcer la cohésion des équipes : des réunions hebdomadaires ou bi-mensuelles ‘Ask me anything’. Le concept est très simple mais cela présente des nombreux bénéfices. Tous les employés sont conviés à des conférences, où l’on peut poser toutes les questions qui nous passent par la tête à la direction ou aux personnes à la tête des projets.

Des outils pour faire en sorte que tout le monde soit à la page

Lorsque l’on travaille à distance, il est super important que tout le monde ait les mêmes informations sur le projet. Cette transparence et cette accessibilité à l’information mènent à une plus grande efficacité des équipes selon Jason Fried et David Heinemeier Hansson, les auteurs de Remote. Les outils sont là pour nous aider, alors il n’y a pas d’excuse !

Motivez votre team 

Pour cela, montrez que vous leur faites confiance en leur donnant de l’autonomie. Il est également super important que tous les membres de votre équipe aient un objectif commun. Ils doivent savoir pourquoi ils se lèvent tous les matins. Rappelez-les de pourquoi ils sont importants pour votre entreprise, dans l’accomplissement de sa mission. 

Soyez attentifs à votre communication interne

Des outils comme Slack ou Microsoft Teams sont géniaux car ils permettent des échanges instantanés. Cependant, gardez à l’esprit que les personnes peuvent ne pas répondre tout de suite et c’est normal. Optez pour la communication asynchrone qui permet de prendre le temps de réfléchir… et de diminuer le stress ! Aussi, choisissez bien le moyen de communication le plus adapté à chaque besoin. Certaines choses ont besoin d’une visioconférence, d’autres peuvent juste être un message, tout dépend de l’information qui doit être donnée… 

Les outils pour vous faciliter la vie

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Afin de vous aider à travailler plus efficacement à distance, nous vous présentons nos outils de travail qui s’avèrent très utiles jusqu’ici :

  • Trello : Il permet à tous les membres de l’équipe de savoir où chacun en est dans le projet. Il vous permet de créer des tableaux composés de cartes et de, visuellement, planifier les étapes et les tâches. Nous l’utilisons depuis quelques années déjà et je pense que son intérêt est qu’il est à la fois collaboratif mais aussi accessible depuis n’importe quel smartphone.

  • Slack : Une messagerie interne, mais organisée par sujets ! Moins de mails, plus de visibilité. Que demander de plus ? L’essayer c’est l’adopter.

  • Whereby : Chaque jour nous nous rendons sur Whereby pour faire le “Daily Scrum” et voir les visages des uns et des autres comme si on était au bureau. Cet outil est très simple d’utilisation et peut être utilisé pour des réunions comme pour des webinars. Pour aider à maintenir les liens, nous avons décidé de faire des happy hours tous ensemble… sur Whereby bien sûr 😉

  • Figma : Lorsque nous devons réaliser des prototypes digitaux, Figma est notre outil de prédilection, car il nous permet de collaborer simultanément et à distance.

  • Mural : Un tableau blanc digital qui nous permet de réaliser des ateliers stratégiques et des ateliers de co-création. Les post-its, les gommettes et le time timer sont là, il ne manquera plus qu’un facilitateur et c’est parti !

La leçon à tirer du COVID-19

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Alors qu’une étude de Gallup sur l’engagement des salariés a montré que seulement 6% des salariés étaient engagés, nous avons toujours eu le sentiment qu’il s’agissait d’une question de (manque de) confiance mutuel entre les salariés et leurs managers. 

Si vous ne devez retenir qu’une chose de cet article ce serait donc de profiter de cette opportunité pour accorder de la confiance à votre équipe !

En faisant confiance, vous les responsabilisez. Soyez le plus transparent possible sur vos attentes et sur les challenges que vous allez traverser ensemble et soutenez-les. Tous les outils collaboratifs sont là, afin de permettre une communication fluide et ce, même à distance. N'ayez pas peur de les utiliser.

La formule “outils + confiance + visibilité” a toujours marché chez KOSMOSS, à la fois entre nous, mais également lors de projets clients menés à distance. 

En ce qui nous concerne, depuis quelques années nous travaillons ponctuellement en télétravail chez KOSMOSS. Que ce soit pour permettre à une kosmossienne de parcourir le tour du monde ou encore à un client de pouvoir faire avancer ses projets sans avoir à se déplacer. Mais c’est la première fois qu’on est tous en télétravail en même temps… et j’ai l’impression qu’on aime bien ça ! 🙂

Pour voir d’autres articles sur le sujet, n’hésitez pas à regarder notre curation du mois de mars sur le thème du télétravail !

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Brand Manager

Enthousiaste du storytelling. Curieuse de tous les sujets, surtout ceux touchant à l'humain et à la planète. Quand elle n'est pas en train d'écrire des articles pour le blog ou la newsletter, elle facilite quelques workshops auprès des clients. 

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