Mener un Design Sprint pour un grand groupe du CAC40

Vis ma vie de Sprint Master pour un grand groupe du CAC 40 soucieux d’optimiser l’expérience utilisateur de ses clients.tes dans l’un de ses réseaux de boutiques de cosmétiques (dans le cas présent aux côtés du big boss Lausannois Stéphane Cruchon)

par Julien Legat, Chief Entrepreneur & Sprint Master chez Design Sprint France (by Kosmoss)

Article enrichi des commentaires de Your Tari et Guillaume Vial, designers en charge du prototypage et Sprint Masters.

À Clichy chez Meeting Villages – Mars 2018

NDLR :

Ce Design Sprint a été réalisé dans sa formule originelle de 5 jours qui est celle qui doit être appliquée selon nous lors d’une première session (celle détaillée dans le livre SPRINT aux éditions Eyrolles) chez un client présentant un « big challenge ». Nous savons que des formules 3 ou 4 jours sont proposées par certaines agences mais ces rythmes devraient être des exceptions à notre sens.

Certes 5 jours c’est un temps assez long pour mobiliser une équipe de 6 personnes. Mais quel rendement ! quel ROI !

Au regard de projets qui n’avanceraient pas (c’est subjectif on est d’accord) la quantité de ressources n’est donc pas déraisonnable..

Quoi qu’il en soit, un aspect important est la présence la plus continue du décideur. Ici la décideuse fut présente de bout en bout aux côtés d’une équipe projet très bien recrutée par la commanditaire.

À noter car capital pour la fluidité des travaux.

DESIGN SPRINT : JOUR 0

Un Design Sprint dans sa version officielle (celle du bouquin de Jake Knapp) démarre le lundi à 10H00. « Très américain » comme horaire me dirait Stéphane mais finalement bien adapté à des Parisiens.nes qui doivent gérer un début de semaine d’après vacances scolaires.

Bref dans les faits cela veut dire, premiers arrivés à 09H00 et accueil informel jusqu’au gong de départ à 10H00 pile.

Quoi qu’il en soit et pour accueillir l’équipe ocean’s eleven de clients le jour J & à l’heure H, il faut évidemment être sur place avant que le coup de feu démarre.

Pour un sprint master provincial, cela implique une arrivée la veille et une prise des lieux dès 08H30 pour être relax. CQFD.

design sprint

DESIGN SPRINT : JOUR 1

Set up de la salle, prise en main des équipements et installation des fournitures voire des goodies ou du snacking pour ne pas avoir de panne de carburant.

Moment sacralisé cette étape conditionne un peu la suite du design sprint.

On note ici l’importance de faire sortir les participants de leur bureau pour couper avec les rites de l’entreprise et les éventuelles obligations de réunions – réponses aux emails – bref tout le quotidien du bureau plus ou moins polluant ! …

Quant au matériel, tout un tas d’articles sur des blogs précise la liste de fourniture mais chez KOSMOSS on a de la chance, on a « the » liste . Celle approved par Stéphane qui a sélectionné les tops – stylos – feutres et feuilles qui permettent de réaliser les meilleurs design sprints.

« Le diable est dans les détails on le verra plus tard »

Les ice breakers pouvant tomber à plat… On démarre donc le jour 1 au time timer avec 2 minutes de présentation et un secret livré à l’assemblée. Rires, sourires, interactions. Les regards se croisent et c’est bien là l’essentiel. Pas de doutes le design sprint est lancé !

La suite du jour 1 est une succession d’ateliers au feutre + post-it + gommettes où l’alternance de phases [ où l’on bosse seul puis de mises en commun puis de votes ] permet d’arriver idéalement en fin de journée à formaliser un diagramme dont l’ensemble répond au sprint goal(ou l’une de ses versions).

design sprint france

Oui les secrets de fabrication sont jalousement gardés ; ) Appelez-nous pour davantage d’éléments de contexte hein ?

Il est presqu’alors temps de se quitter et il est 17H avec le sentiment du devoir accompli pour ce jour 1.

Mais encore 2 temps doivent être soulignés dans ce jour 1 :

D’abord celui du vote ultime du décideur pour fixer un stade – une étape du processus et une cible associée. Crucial de chez crucial, ce choix est lourd de sens puisqu’il conditionne la suite du design sprint.

Enfin une dernière consigne consistant à plancher d’ici le lendemain matin sur des lightning demos permettra de démarrer le JOUR 2 en embarquant tout le monde dans des solutions à laquelle chacun adhère bien.

Note du jour : je retiens le moment un peu « sketchy » où sur la phase de la map, qq voix s’élèvent pour dire qu’on oublie une bonne partie du processus. Ooops un mini blanc se crée dans la pièce.

sprint master

La vérité c’est qu’en suivant le processus défini par Knapp & en « faisant confiance » aux post-it, il suffit de retenir son souffle et de resserrer les premiers (post-it) pour faire de la place et d’en ajouter quelqu’uns pour s’apercevoir que la map est plutôt 100 % clean. CQFD

DESIGN SPRINT : JOUR 2

Il est 06H30 et le réveil sonne. Je ne suis pas ultra satisfait de mes sources pour la démo de ce matin. En effet même si le sprint master est avant tout un facilitateur, il peut booster ou doper les ateliers. Cela veut dire que je retourne sur Google pour tenter de capter de nouvelles idées. Ce n’est toujours pas transcendant mais heureusement la team de designers qui débarque à Paris ce soir me tuyaute sur slack en me donnant quelques belles idées. RDV dans 12H…

18H21. C’est après avoir profité d’un bon débriefe en terrasse avec Stéphane (Cruchon) de Design Sprint Switzerland que je suis de retour devant ma machine pour formaliser ce jour 2.

Le jour (donc 2) d’un design sprint est une journée vraiment riche et pour le coup la nature de la team constituée et les bonnes pratiques adoptées (en termes d’écoute – temps de parole – merci quand même au time timer qui est l’outil ultime) peuvent faire la différence en termes de qualité et de quantités de solutions produites.

Mais avant d’arriver à des solutions, l’idée est de rebattre les cartes et d’améliorer la donne (c’est écrit comme ça dans le bouquin) en présentant en plénière ce qui a été préparé le matin.

design sprint paris

Le but est vraiment ici d’aller puiser dans sa veille / sources d’inspirations tout ce qui permettrait de nourrir le creuset collectif.

Source de « ouais cool » « ah ben oui » « yes c’est cool » « ça c’est bien » , ces infos sont croquées ou esquissées puis collées au mur dans une galerie ».

Ainsi laissées au cerveau collectif du groupe, ces images nourriront les esquisses de l’après midi.

Une pause déjeuner plus tard, tout le monde est briefé pour esquisser les solutions qui ont bruler les lèves de certains.es depuis lundi.

Ce sera donc 4 étapes successives, clairement précisées et complémentaires qui vont permettre d’en arriver à des pages A4 synthétisant des solutions qui devront convaincre par elles-mêmes demain …

Pas de plus de précision ici puisque cela est très bien détaillé dans la méthode et que chez KOSMOSS nous ne remettons absolument pas en question les phase de notesdoodlescrazy 8 et solutions sketchs.

agence design sprint france

Il est temps d’éteindre le laptop pour retrouver la team de designers qui arrive ce soir. Demain et surtout après demain, c’est à eux que la magie du sprint (sortir un prototype testable dans un temps court) sera confiée.

Note du jour : Ne surtout pas vendre la peau de l’ours avant de l’avoir tué ! ; )

DESIGN SPRINT : JOUR 3

Art Museum – Speed critique – Vote – Super Vote : Tout un programme de décisions pensé par Jake Knapp et sa team. Plutôt ludique, je remarque surtout qu’il transcende la prise de décisions et qu’après plusieurs design sprints, je continue à penser que cette façon est la plus efficace.

« Je n’ai pas dit que des bonnes idées ne passaient pas à la trappe mais la démarche collective est de loin meilleure que tous les brainstormings ou réunions à rallonge que j’ai vécues dans ma carrière… »

Si on veut lever un tout petit peu le voile, c’est à travers 4 séquences que la matinée du jour 3 se déroule.

Grâce à un processus démocratique à coups de petites gommettes vertes puis bleues puis de grosses vertes puis de celles étoilées (cela fait remonter tout le monde dans le bateau de la maternelle), le ou la décideur sélectionnera les planches qui s’avéreront les plus importantes pour résoudre les problèmes compris ensemble en jour 1.

L’après midi servira à des groupes de 2 à préciser chacune des solutions afin d’en faire une synthèse assez grossière mais qui servira de « briefe » aux designers pour prototyper.

design sprint art museum

Note du jour : Evidemment qu’il est déroutant pour une organisation (quelque soit sa taille – ici elle compte des milliers de salariés dans le monde) de travailler de cette manière mais diable que c’est efficace !

DESIGN SPRINT : JOUR 4 – ou le Jour le plus Long ; )

Effectivement je devrais dire en l’espèce le jour & la nuit 4. N’est ce pas Pierre, Your et Guillaume pour ce design sprint de début mars 2018 ?

Mais nous évoquerons ça plus bas dans la note du jour.

Parmi les spécificités du design sprint, le principe de fabriquer quelque chose pour le tester le vendredi est fondamental.

« En  » vrai « , cela consiste à faire du toc en construisant une sorte de façade et en adoptant la mentalité prototype. »

Quel but ?

Obtenir de 5 clients des réactions spontanées et sincères afin de permettre au décideur et à l’équipe d’obtenir des voyants rouge, orange et/ou vert sur la conduite du projet à venir.

Et c’est là que KOSMOSS est fan de cette méthodo, puisque cela évite absolument de faire preuve de myopie marketing.

Mais avant de parler du débriefe des tests, il est important de parler de cette spécificité du jour 4.

Imaginez la scène, 4 à 5 designers (cela peut être 2 à 3 selon les projets) dans une pièce pour normalement 10 heures de travail intense et qui doivent livrer un prototype suffisamment montrable tout en n’étant pas un produit fini.

Franchement un tour de force à l’échelle d’une gestion de projet classique « waterfall »

Note du jour :

PS 1 : Nous avons eu la bonne idée de conserver avec nous une membre de l’équipe du client « pour nous traduire » le langage de l’entreprise et nous aider à organiser notre dropbox d’outils et images.

Ce fut une excellente initiative ; ) Merci à toi Florine ! Mais avec le recul nous aurions pu avoir davantage de renfort. À méditer sur le juste niveau d’accompagnement du client sans l’avoir trop sur le do s(@Delphine, si tu lis cet article, on se comprend)…

PS 2 : Ce qui devait se faire en 10 heures n’a pas eu lieu. Nos rendus et leurs assemblages n’étaient pas satisfaisant. Cela arrive. On ne prototype pas une app. comme des sujets de retail.

Alors, après un GO de la commanditaire et un temps de prise de décision, nous nous sommes remis au boulot (pour l’avouer surtout Pierre, Your et Guillaume) afin de faire le job. À la KOSMOSS.

C’est à dire en plaçant un design sprint au centre de notre accompagnement mais en conservant en tête que nous devions régler des problèmes idéalement à long terme pour nos clients.

design sprint prototypage

DESIGN SPRINT : JOUR 5

Un design sprint en 5 jours avec une équipe de 6 clients et de 5 prototypeurs n’est pas un long fleuve tranquille. Dans les faits, le travail de la nuit nous a amené à finaliser le prototype dans la matinée(ce qui doit être une exception car éprouvant pour tout le monde et non reproductible).

Pour celles et ceux friands de techniques, cela a consisté à sortir sous Keyshot des rendus 2D aux textures et à l’aspect le plus favorable possible puis à assembler l’ensemble de ses vues dans Invision afin de re-créer un sorte d’effet streetview. La caméra à 360° en moins !

Mais le résultat est là et le prototype permettra d’obtenir les avis d’une petite dizaine de clientes. Ultra précieux, ces feedbacks constituent une excellente base pour faire progresser le projet.

Note du jour :

Nous avons repoussé le débriefe des retours tests au lundi suivant à 17H. Périlleux et chronophage pour tout le monde et surtout les clients, l’exercice a été très apprécié car d’une puissance redoutable.

« Qui a déjà vraiment obtenu des feedbacks de clients potentiels concernant un produit / service 5 jours après avoir commencé à réfléchir au sujet ? »

CONCLUSION :

Du point de vue du projet, la formule en 5 jours donne un vrai coup de boost et permet à des individus qui ne travaillent pas ensemble de collaborer efficacement pour produire du concret et faire avancer le schmilblik. Donc en cela, banco ! Le design sprint est une formule gagnante à condition d’en maîtriser la recette, les ressorts psychologiques ou non et les enjeux notamment dans une grande organisation.

Mais le Design Sprint est encore une fois pas une formule magique pour l’entreprise car je ne crois pas que cela puisse transformer une organisation pyramidale et en silo en modèle agile.

A moins de l’inscrire à tous les niveaux de la boîte comme une synthèse des bonnes pratiques pour rapidement tester et prototyper de nouvelles idées. Ce que feraient de nombreuses boîtes de la silicon valley qui programment des plages de design sprint à l’avance dans les agendas selon Stéphane.

Chez KOSMOSS, cela fait 3 ans que cette méthodologie de travail est appliquée à la gestion des projets de nos clients et aussi et surtout que nous nous l’appliquons à nous mêmes pour faire avancer l’entreprise.

CQFD (le dernier)

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