Design Sprint Jour 1 : Comprendre

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Un Design Sprint commence officiellement le Lundi à 9h00. Je dis “officiellement” car chez Kosmoss, nous avons à coeur de nous immerger dans le projet d’un client en amont, sur une phase d’avant-sprint afin d’arriver “équipés” le 1er jour. Nous avons déjà évoqué dans un précédent article cette vision du “Jour Zéro” d’un Design Sprint qui nous semble essentiel à nos yeux.

Quoi qu’il en soit, et selon la méthodologie de Google Ventures publiée par Jake Knapp, le premier jour d’un Design Sprint est sans doute le plus important. Il permet de comprendre les enjeux commerciaux & stratégiques à court & long terme du client, son écosystème global. C’est ce qui va permettre de formaliser rapidement le SPRINT GOAL (ou ce qu’on appelle chez nous le “BIG Challenge”). C’est le fameux problème à résoudre à l’issue des 5 jours et dont il faudra imaginer, prototyper et tester la meilleure solution possible.

Comment débute le premier jour d’un Design Sprint ?

  • 1. Le Petit Déjeuner

Tout commence par un bon petit déjeuner. Sans blague.
Au delà du code de bonne conduite que l’on connait tous (n’est-ce pas ?), le fait d’accueillir le client à 8h30 avec des viennoiseries, des boissons chaudes (ou froides) & le sourire installe un climat de confiance, détend l’atmosphère, permet de faire connaissance. Au même titre qu’on ne se jette pas à l’eau sans en prendre la température, on ne commence pas un Sprint sans un accueil chaleureux et nous sommes passés maîtres en la matière chez Kosmoss 🙂

Après avoir dévoré quelques croissants, le jour 1 peut réellement commencer. Et en guise d’introduction, rien de mieux qu’un Ice Breaker pour se présenter différemment.. 😉

  • 2. Les ice-breakers

Toujours dans le but de détendre l’atmosphère et de faire connaissance (parfois, des croissants ne suffisent pas), le premier atelier d’un Design Sprint consiste à “briser la glace”. Pour cela, nous demandons à chaque personne autour de la table de révéler un secret que personne ne connaît. Le jeu peut facilement s’adapter en demandant de révéler 1 vérité parmi 3 affirmations par exemple (les 2 autres étant fausses).

Ici, tous les moyens sont bons pour en apprendre davantage sur la team Ocean’s Eleven, susciter la curiosité, l’intérêt des uns envers les autres et de démarrer le Sprint avec cette impression de faire partie d’un groupe de confiance.

  • 3. Les règles du jeu

Parce-que nous allons vivre 1 semaine entière ensemble, qu’il y aura des rires & des larmes (mais surtout des rires), il est vital d’instaurer quelques règles dès le départ.

Règle 1 : Le Time-Timer à (presque) toujours raison.

Le Time-Timer c’est ce petit (ou grand) réveil qui ressemble à une alarme et qui sera le Maître du Temps du Lundi au Vendredi. Il est géré par le Sprint Master (autrement appelé Facilitateur et qui peut être une femme comme un homme). Le Sprint Master va fixer des délais pour chaque atelier (30min par-ci, 5min par là, 1h ici etc.). Lorsque le Time-Timer sonne, cela indique la fin d’un débat, d’une discussion, d’un atelier de créativité. Point.

Et si l’on dit qu’il a presque toujours raison, c’est parce-que nous considérons que ce n’est pas non plus une alarme incendie, alors n’hésitez pas à finir votre phrase, votre réflexion avant de vous auto-interrompre 😉

Règle 2 : Digital Detox : on remballe les outils numériques !

Il a été mesuré ici aussi qu’une simple petite notification en haut à droite de votre écran, ou un simple SMS nous distrait suffisamment pour que notre cerveau ait besoin de 23 minutes pour se re-concentrer pleinement sur son activité initiale. C’est pour cela (et aussi par respect pour le groupe) que chaque téléphone / ordinateur / montre connectée doit être déposé dans un carton et mis en mode OFF avant chaque atelier.

Pas d’inquiétude, vous aurez tout le loisir de répondre à vos messages pendant chaque pause café/toilette et si vous êtes Clark Kent et que vous devez sauver le monde, nous ne sommes pas non plus les dictateurs du Sprint ;-).

Règle 3 : Non à l’égo, Oui au Collectif !

Il est humain & habituel que nous nous accrochons coûte que coûte à nos sacro-saintes idées. Nous sommes parfois convaincus de leur bienfaits sur l’humanité (ou du moins l’entreprise). Et il est d’autant plus difficile de mettre notre égo parfois de côté pour favoriser l’intelligence collective plutôt que la victoire isolée de notre idée (dont la pertinence n’a pas été prouvée). Alors s’il vous plaît, avant de vous rendre à un Design Sprint, laissez votre égo à la maison, et acceptez de sortir de votre zone de confort, pour le bien votre entreprise.

>> On récap ?

regles design sprint

Maintenant que les règles du Fight Club du Design Sprint sont posées, venons-en (enfin!) aux 5 étapes de la première journée d’un Design Sprint.

Design Sprint Jour 1 : Le Programme

Au cours de ce 1er jour, plusieurs ateliers d’idéation et de Design Thinking vous seront proposés :

  1. Définir un Sprint Goal : quel est votre Grand Problème à résoudre à l’issue des 5 jours ?
  2. Sprint Questions : Que souhaite-t-on vraiment résoudre ?
  3. Make a map : Scénariser & cartographier les besoins de l’utilisateur final
  4. Ask the Experts : Partager ce que l’on sait
  5. How might we? : Se poser les bonnes questions
  6. Persona : À qui s’adresse-t-on ?

De 9h00 à 17h00 nous allons donc définir votre BIG Challenge et concevoir une carte du parcours type de votre utilisateur cible (autrement appelé “persona”).

1. Définir le “Sprint Goal”

Quel est votre challenge, votre problème à résoudre, votre big problem ?
Pour le définir il vous faut savoir où vous souhaitez aller.
Pour cela, posez-vous les bonnes questions :

  • Pourquoi vous êtes-vous lancé dans ce projet ?
  • Où vous voyez-vous dans 6 mois, 1 an ou même 5 années ?

Pour vous aider à faire la différence entre un bon et un mauvais Sprint Goal, voici deux exemples issus de notre expérience personnelle :

sprint goal design sprint

 

« Ce job d’avoir un Sprint Goal précis et efficace dès le début du J1 est compliqué la plupart du temps pour les équipes. Mais ce que l’on voit après deux sprints chez l’Oréal c’est qu’il faut savoir s’adapter en ne fixant le Sprint Goal qu’à la fin du J1. Après un jour de travail entier, les esprits ont une vision commune permettant d’obtenir un Sprint Goal très précis et un persona ciblé, ce qui rend le prototype et les tests diablement plus efficaces ! » – Guillaume, Designer & Facilitateur

2. Les Sprint Questions

Les Sprint Questions se résument en 3 étapes (ou 3 questions) à se poser :

  • Quelles sont les différentes questions auxquelles nous souhaitons répondre pendant ce Sprint ?
  • Que doit-on faire pour atteindre notre objectif de long terme ?
  • Vous vous projetez dans le futur et vous constatez que le projet n’a pas fonctionné. Qu’est-ce qui pourrait en être la cause selon vous ?

Ici tout le monde réfléchit “dans son coin” en annotant les réponses sur des post-it.
Il ne s’agit pas d’un brainstorming mais plutôt de “travailler seul, ensemble”.

Il a été notamment prouvé que le brainstorming tel que nous le connaissons est contre-productif. En effet, le fait de demander à un groupe de personnes de s’exprimer devant tout le monde sans préparation préalable ne permet pas toujours de générer de nouvelles bonnes idées (même rarement). La raison principale est le biais social que le brainstorming impose : on a peur de donner son avis, on ne veut pas contredire le top management, on est timide, on est pas sûr que notre idée soit bonne etc. etc. Pour toutes ces raisons, il est primordial de sanctuariser un temps de réflexion personnelle où chaque membre de l’équipe rédige ses propositions sur un post-it. Ensuite, les post-it sont collés à un mur de manière anonyme, le but étant de discuter des idées sans savoir si elle vient du Big Boss ou du stagiaire. (on en revient à l’importance de laisser son égo à la maison, rappelez-vous la règle 3 du Sprint ;-)).

3. Make a map : cartographier l’expérience client

Une fois que vous avez fixé votre BIG Challenge ainsi que vos premières questions, il est temps de passer à la map. C’est probablement l’exercice le plus compliqué de la semaine et celui qui suscite le plus de débat. Il est important que cette map soit la plus précise et complète possible pour que les 4 autres jours puissent être efficaces et fluides.

Le but de cette map consiste à retracer le parcours type de vos personas.

Nous vous conseillons de procéder de la manière suivante :

  • En haut d’un tableau blanc, écrivez les 3 principales étapes DISCOVER, LEARN, START (c’est la proposition la plus récente par Jake Knapp lui même depuis la sortie de son livre) mais à l’usage, nous nous rendons compte chez Kosmoss qu’il est préférable de faire du cas par cas avec ses propres verbes d’action.
  • Sur la gauche, inscrivez les personas et les parties prenantes les uns après les autres.
  • Pour chaque personas, décrivez ce qui se passe à chaque étape : comment il découvre votre produit/service, comment il fait pour le comprendre, et comment passe-t-il à l’action / l’achat.

Voici un exemple que nous avons produit et adapté pour un grand groupe du CAC40 :

map design sprint

Une fois que vous avez obtenu cette map, vous avez fait le plus dur du boulot de ces 5 jours de Sprint. Bravo ! 🙂

4. Ask the experts : partager ce que l’on sait

En plus de votre team Ocean’s Eleven qui vous suivra sur les 5 jours, vous devrez prévoir un certain nombre d’experts (entre 1 et 5 max) qui interviendront uniquement ce 1er jour pour donner leur avis de spécialiste sur la map obtenue. Spécialistes de la relation client, du marketing, des systèmes d’informations… Suivant la problématique du projet, ils auront leur pierre à apporter à l’édifice en “challengeant” la map.

Après leur avoir fait passer en revue les productions du matin (Sprint Goal, Sprint Questions & Map), les experts pourront ajouter de nouvelles questions ou préciser la map car auront un regard neuf et expert sur le sujet.

5. How Might We (HMW) : “Comment pourrions-nous ?”

Les How Might We Questions ou “Comment pourrions-nous” en français permettent de soulever les premières pistes de réflexion pour le jour 2, à savoir : quel aspect de la map allons-nous prototyper et tester ?

Ici, chaque membre de l’équipe exprime chacun son tour sa vision du projet et de la manière de résoudre le Big Challenge à voix haute. Pendant ce temps, les autres transforment ces questions en HMW.

Exemple :

  • Si quelqu’un exprime la crainte suivante sur le projet : « est-ce que les utilisateurs du site vont comprendre ce que nous faisons ? »
  • Les autres pourraient écrire silencieusement sur leur post-it : “Comment pourrions-nous rendre les messages de notre site les plus clairs possibles ?”

Cette étape est importante pour ensuite choisir sur quel sujet de fond se concentrer pour la suite du Sprint .

6. Les Personas : votre coeur de cible

Les personas, ce sont en quelque sorte les “portraits robot” de vos clients / utilisateurs type.
Qui sont-ils ? Ici, l’âge, le genre et la profession peuvent suffir à définir un persona selon Jake Knapp. Vous pouvez aussi choisir d’aller plus loin en imaginant leur histoire, ce qu’ils recherchent en faisant appel à vos services etc.

La question fondamentale à se poser pour éviter toute digression pendant les 5 jours de Sprint est : à qui s’adresse-t-on en priorité ? Pour être encore plus cash : qui vous rapporte réellement de l’argent ?

Ce qu’il faut retenir du Jour 1 d’un Design Sprint

Le premier jour d’un Sprint est toujours très stimulant. Les équipes font connaissance entre eux et avec la méthode. Ils avaient peut-être des a priori sur celle-ci, ou des doutes sur la capacité de leur équipe à résoudre un problème historique en 5 jours.

Le 1er jour du Sprint a donc un double enjeu :

  • Briser la glace & les a priori
  • Obtenir un premier livrable concret rapidement

C’est aussi et surtout l’occasion de préparer le deuxième jour du Sprint, une journée d’idéation et de sketching où ce sera le moment de produire de nouvelles idées, encore une fois, seul & ensemble.

PS : Les méthodes agiles sont certes de plus en plus démocratisées mais leur plus-value n’est pas toujours comprise par les décideurs(euses). Faire comprendre à une entreprise souvent silotée que quelques posts-it, des feutres et l’intelligence collective d’une équipe interdisciplinaire apporteront des solutions à des problèmes historiques n’est pas une mince affaire. Bien-sûr, ce ne sont pas 5 jours de “Corporate Hacking” qui changeront l’entreprise en profondeur comme le dit Philippe Silberzahn. Et il serait faux de croire que le Design Sprint est une formule magique qui bousculera un Business Model et résoudra tous les objectifs de transformation digitale d’une entreprise. Disons donc que c’est un moyen plutôt qu’une fin en soit. Et qu’en effet, le Design Sprint compresse bel et bien plusieurs mois de travail en 5 jours.

Découvrez les 5 jours d’un Design Sprint :

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