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Management de projet : comment bien rédiger un cahier des charges?

Management de projet : les clés pour bien rédiger un cahier des charges

Bien souvent négligée ou survolée, la rédaction du cahier des charges est une étape incontournable en management de projet. Et ça, KOSMOSS l’a bien compris. Nous vous donnons ici les clés pour rédiger efficacement votre cahier des charges, afin de mener à bien le développement et la mise en œuvre de tous vos projets.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

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Le cahier des charges est un document amené à circuler entre le client (maître d’ouvrage), et l’agence (maître d’œuvre) en charge du projet.

Il scelle les accords passés entre les deux partis et permet de bien définir le rôle de chacun. C’est l’entreprise, donc le client, qui doit le concevoir, afin d’exprimer au mieux ses besoins.

Le cahier des charges doit être rédigé de façon claire, afin d’être compris par tous les acteurs du projet. Conçu pour fluidifier les échanges, le cahier des charges permet de gagner en efficacité. Il doit être synthétique et structuré. Sa rédaction se déroule en plusieurs étapes

Bien définir le contexte dans lequel votre client évolue

Le cahier des charges permet de coucher noir sur blanc le contexte dans lequel l’entreprise effectue sa demande : description de l’environnement économique et concurrentiel au sein duquel le projet émerge. Il est également intéressant de détailler les projets et initiatives ayant échoué auparavant, afin de mettre en lumière les faiblesses de l’organisation.

cahier des charges management analyse des besoinsExprimer vos besoins et la problématique du projet

Il s’agit d’expliquer les besoins de l’entreprise : ce pourquoi elle fait appel à un prestataire extérieur, qu’il s’agisse d’un projet en web, en management, ou en ressources humaines.

A l’issue de cette étape, vous devez être en mesure d’exprimer clairement la problématique de l’entreprise, ce pourquoi le projet existe et décrire ce qui le motive. Vous dressez le bilan de vos lacunes, et exprimez clairement vos attentes.

Exemple de problématique pour une société d’e-commerce, commercialisant du matériel d’entretien pour jardin :

« Nous assurons pour l’instant notre service après-vente par téléphone. Cela mobilise 2 à 3 personnes, qui ne peuvent se consacrer à d’autres tâches (expédition des pièces détachées, réception de commandes). Nous souhaitons trouver une solution alternative permettant à nos salariés de traiter différemment les demandes de nos clients. ».

Définition de vos objectifs techniques

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Cette étape vous permet d’exprimer les résultats attendus à l’issue du projet.

Exemple d’objectifs : « Nous souhaiterions pouvoir dématérialiser le service après-vente, afin que les clients nous fassent parvenir leurs demandes en ligne depuis leur espace client. Cela nous permettra de traiter les tâches au fur et à fur, sans perdre de temps au téléphone, afin de gagner en réactivité et en productivité ».

Définition du périmètre

définition périmètre cahier des charges managementCette partie définit clairement qui sera impliqué et impacté par le projet.

Exemple : périmètre appliqué à la mise en place d’une rubrique Service Après-Vente dans l’espace Client

« Notre solution doit pouvoir s’appliquer à tous les consommateurs ayant acheté des produits sur notre site, quelle que soit leur nationalité.

Nous ne souhaitons pas nous limiter aux clients francophones. La rubrique dédiée au service Après-Vente dans l’espace Client devra également être soumise à des traductions.

La solution mise en place impactera directement le service Après-Vente et Logistique, qui devra se former au nouvel outil.

L’équipe commerciale, en lien direct avec le consommateur, devra également l’informer de la disponibilité de ce nouveau service.

Enfin, l’équipe dédiée à l’informatique actuellement en place devra collaborer à l’intégration de cet outil au sein de l’interface client ».

description fonctionnelle projet management cahier des chargesDescription fonctionnelle du projet

Cette partie doit pouvoir présenter les fonctionnalités du projet. Cette étape est cruciale pour l’équipe chargée de la réalisation du futur service ou outil.

Exemple : création d’une rubrique Service Après-Vente dans l’espace client :

La rubrique doit permettre au client :

  • de retrouver le produit acheté parmi ses commandes et de faire une demande de SAV à partir de cette référence
  • d’exprimer clairement le problème rencontré à travers un formulaire
  • de recevoir la confirmation que sa demande a bien été prise en compte
  • de suivre le traitement de sa demande
  • d’avoir un retour lorsque sa demande a été traitée

La rubrique doit permettre au Service Après-Vente et Logistique

  • d’être alerté dès l’arrivée d’une nouvelle demande
  • de classer, prioriser et archiver chaque demande
  • de suivre l’envoi et la réception des pièces de rechanges ou des appareils envoyés en réparation auprès du fournisseur

 Nous vous conseillons, à travers un tableau, de définir le degré d’importance de chaque fonctionnalité, ainsi que ses contraintes. Cela permet au maître d’œuvre d’avoir une vision globale des tâches à réaliser, et de les prioriser.

Définition du budget

Le maître d’œuvre doit ici indiquer l’enveloppe budgétaire allouée à la réalisation du projet.

gestion temps management projetPlanning

Indiquez ici les délais dans lesquels le projet doit être réalisé et livré. Si ce projet est vaste, procédez par étapes et définissez des livrables intermédiaires. L’utilisation d’un rétroplanning peut être judicieuse. Il permet de visualiser rapidement chaque étape de la réalisation et sa deadline, pour s’assurer de rester dans les temps.

A noter : Nous vous conseillons également de bien définir le commanditaire du projet. Vous évitez ainsi les interlocuteurs multiples, freinant parfois l’avancée de votre commande auprès du maître d’œuvre.

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