Onboarding + Culture d’entreprise = Recette du Succès

Alessandra Makers, Transformation organisationnelle Leave a Comment

L'onboarding : une phase essentielle dans la vie de l'entreprise, pourtant, souvent négligée par les managers. Découvrez comment les entreprises les plus innovantes du marché ont réinventé ce processus afin de créer une relation de confiance avec les nouveaux collaborateurs dès le départ.
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Si vous ne me connaissez pas encore, je m’appelle Alessandra ! 🤗 Je suis Brand Manager chez KOSMOSS et je rédige souvent des articles dans notre blog. Chaque mois, nous allons en profondeur sur une problématique qui concerne à la fois notre boîte et nos clients...

Aujourd’hui, nous allons parler recrutement et plus précisément, comment mettre en place un processus d’onboarding. Ou comment mettre toutes les chances de votre côté pour accueillir les talents qui grandiront avec vous et qui vous aideront à grandir.

Pourquoi ce sujet ? Après de belles années et beaucoup d’apprentissage, j’ai décidé de me concentrer sur mes projets personnels. Je passe donc le flambeau à une personne qui je l’espère, continuera à écrire l’histoire de KOSMOSS avec passion ! 

Il va de soi que nous souhaitons que cette personne soit le mieux intégrée possible... Donc à nous de créer une relation de confiance et de s’organiser pour qu’elle puisse exprimer tout son potentiel et s’épanouir chez nous dès la première seconde. Vous l’aurez compris. Cet article nous servira à nous aussi ! Mais je suis convaincue qu’il vous sera utile, même si vous n’êtes pas dans les ressources humaines. Après tout, l’onboarding ça concerne toute l’entreprise.

Cet article est divisé en trois parties. Nous allons d’abord comprendre pourquoi cette étape est fondamentale et demande de la préparation. Puis je vais vous résumer l’excellent webinar d’AssessFirst où Aurélie Lamy Ducasse, Talent Acquisition Manager et Noëlie Baron, Customer Success Leader, expliquent leur processus d’onboarding co-créé et mis en place récemment dans l’entreprise. Enfin, vous découvrirez un autre point de vue, celui de Cassie Schaefer, Talent Acquisition Manager chez Yousign qui partage son expérience dans la mise en place du processus dans la scale-up où elle travaille et de comment ça se passe en ce moment de confinement. C’est parti ! 

L’onboarding : étape clé dans la vie de l’entreprise

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Avant toute chose, laissez-moi vous présenter quelques chiffres assez surprenants :

Saviez-vous que 65% des nouvelles recrues consultent à nouveau les offres d’emploi dans les 91 jours suivant leur embauche ? Et cela ne s’arrête pas là. Une étude publiée par Focus Vision en 2019 montre que 1 personne sur 4 quitte leur poste pendant la première semaine 😱 Pas besoin de calculer les pertes. Il suffit d’imaginer la quantité de temps, d’énergie et d’argent engagé lors d’un nouveau recrutement, côté salarié et côté entreprise, pour se rendre compte qu’on a tout intérêt à s’intéresser aux raisons qui mènent à ces chiffres. 

Qui parmi vous a déjà eu une mauvaise impression de l’entreprise où vous arrivez travailler le premier jour ?

Malheureusement, ce genre de situation pas très agréable arrive plus souvent que l’on n’imagine. Et vous savez ce que l’on dit : la première impression est celle qui reste ! Cela veut dire qu’une véritable réflexion (collaborative) est nécessaire pour ce moment si important de la vie de l’entreprise. 

L’onboarding, c’est tout simplement ce qui se passe entre le moment où vous donnez une réponse positive à un candidat et le moment où il/elle est déjà bien intégré(e) et opérationnel(le) dans l’entreprise. En optimisant cette phase, on augmente de presque 60% les chances que les gens restent chez nous dans les 3 ans à venir. On remarque également une augmentation de 70% de la productivité ! (Society for Human Ressources 2017)

65% des nouvelles recrues consultent à nouveau les offres d’emploi dans les 91 jours suivant leur embauche.

“Ok, Alessandra. J’ai compris que l’onboarding était important: Mais par où je commence ?”

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L’onboarding ne commence pas le jour de l’arrivée ! 

Dans le super webinar d’AssessFirst que je vous conseille vivement de regarder, j’ai appris qu’il y a beaucoup de personnes qui commencent la relation avec leur nouvelle entreprise plusieurs mois avant le début du travail effectif grâce à la période de préavis obligatoire. 

Quelques tips : Organisez-vous pour garder le lien en invitant les nouvelles personnes aux évènements de votre entreprise, en leur communiquant toutes les informations nécessaires pour qu’ils puissent se préparer et bien évidemment, préparez leur bureau avec tout ce qu’ils auront besoin pour commencer, pour que dès qu’ils arrivent ce soit prêt !

Toutes ces choses peuvent vous paraître logiques mais elles sont souvent oubliées et elles font en sorte que vos nouveaux collègues se sentent partie intégrante de l’entreprise même avant d’arriver.

Le jour de l’arrivée, une bonne idée pourrait être de proposer un déjeuner d’équipe pour fêter le début de cette nouvelle collaboration ! C’est important aussi que toute l’entreprise (ou l’unité concernée, s’il s’agit d’une très grande entreprise) soit au courant de cette arrivée. Cela peut se faire avec un mail de présentation systématique pour tous les nouveaux arrivants ou bien lors de vos réunions générales hebdomadaires. Cela dépendra beaucoup de votre réalité évidemment, le fait est que cet évènement mérite une vraie présentation !

Préparez un planning d’apprentissage

Encore un conseil pertinent tiré du webinar d’AssessFirst, si vous essayez de tout expliquer la première semaine, vous risquez de noyer la personne qui vient d’arriver dans les informations. Pour réaliser un planning d’apprentissage, vous devez déjà comprendre comment on apprend des choses. 

Selon le modèle de la taxonomie de Bloom, l'apprentissage se déroule en plusieurs étapes, comme vous pouvez voir dans le schéma ci-dessous. Après avoir défini toutes les compétences et attitudes attendues, certaines entreprises comme Assessfirst utilisent ce modèle pour couper les blocs de connaissances en plusieurs semaines sur un planning bien défini. 

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La scale-up française spécialisée dans le recrutement prédictif a également mis en place des jalons d’évaluation pour donner du feedback et s’ajuster si besoin. 

Ce fonctionnement permet aux nouveaux arrivants de prendre le temps de bien comprendre la culture de votre entreprise, son fonctionnement et les métiers présents... Pas à pas.

Il est également conseillé de mettre en relation plusieurs personnes pour aider votre nouveau talent, chacune sur un sujet spécifique : métier, culture d’entreprise, outils… De cette façon, vous garantissez que le niveau d’information est homogène car il ne dépend pas que d’une seule personne.

Encouragez la curiosité !

Quand on ne connaît personne, on a moins tendance à aller voir nos collègues. Ce n’est pas naturel pour tout le monde et on peut avoir peur de déranger. Pourtant, ces temps d’échanges sont précieux lors de l’onboarding. Une façon d’encourager vos nouveaux collaborateurs à être proactifs est de leur donner des challenges toutes les semaines, demandant d’aller voir et échanger avec des collègues venant d’autres équipes. Si vous utilisez le logiciel de communication interne Slack, vous pouvez également télécharger l'extension Donut. Elle tire au sort deux personnes et leur donne un sujet pour lancer la discussion. L’échange peut se faire lors d’un déjeuner, d’un café ou pourquoi pas une petite visio. Ce qui compte est de rencontrer des personnes venant de tous horizons.

Donnez (et recevez) du feedback

L’amélioration continue, c’est de se dire que l’on apprend de ce qui marche et de ce qui ne marche pas pour progresser. On utilise les failles à notre faveur. Lors d’un processus d’onboarding mais également pour la vie, les feedbacks sont indispensables pour pouvoir s’ajuster et grandir. 

Vous pouvez par exemple envoyer un questionnaire suivi d’un échange de vive voix aux nouveaux membres de votre équipe à la fin de la première semaine, du premier mois et des trois premiers mois pour récolter leurs ressentis. Ce regard neuf est précieux car il permet de soulever des points qui ne seraient pas remis en question autrement. C’est également l’occasion de leur donner du feedback sur leur progression. Plus vous communiquez de façon transparente, plus vous créez de la confiance. 

Conseils pour l’onboarding à distance

Le télétravail imposé par la situation actuelle n’est pas une excuse pour manquer à l’onboarding. Chez AssessFirst, on a demandé aux nouveaux arrivants d’enregistrer une petite vidéo de présentation, qui a ensuite été envoyée à toute l’entreprise.
Les formations aux outils, déléguées à plusieurs membres de l’équipe qui accueillent le nouveau talent, ont été au final aussi une opportunité de se connaître mieux.
Enfin, il est important aussi que l’équipe déjà en place s’intéresse aux nouveaux arrivants et vice-versa. D’où l’importance de la solution imaginée de créer des challenges dans le cas de cette entreprise, ce qui pousse à aller voir les autres plus facilement.

Interview : Cassie Schaefer, Talent Acquisition Manager chez Yousign

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Talent Acquisition Manager chez Yousign depuis l’an dernier, Cassie Schaefer a créé son poste et a pu travailler sur le développement du processus d’onboarding dans la scale-up. Ayant vécu plusieurs expériences professionnelles liées à la RH, elle croit aujourd’hui que tout est connexe : l’onboarding, la mobilité interne, la formation. “Surtout quand tu es la seule dans la RH, c’est super important de toucher à tout et aller jusqu’au bout. Les process font un cercle entier.” Elle a accepté de nous expliquer le projet d’onboarding mené ces derniers mois.

Alessandra : Comment le confinement a changé les choses pour vous ?

Cassie : On a vu le COVID-19 comme une opportunité de nous, le vivre, ce “full remote” et d’améliorer les choses. 

Par exemple : toutes les semaines nous partageons une note où on parle des chiffres importants, des moments forts de la semaine. Si avant on la faisait sur Slack, aujourd’hui on a décidé de la faire en “visio” avec tout le monde car on sentait qu’il y avait besoin de lien en ce moment. C’est un moment où tout le monde peut poser ses questions. 

Aussi, avant, seulement les personnes qui étaient en full remote utilisaient Discord, un outil de communication interne proposant des chaînes audio (à l’image de Slack, pour ceux qui connaissent). Il permet de garder cette vie de bureau même à distance. Désormais, on s’est tous mis à l’utiliser et je pense qu’on va garder cette habitude pour la suite.

Alessandra : Comment vous êtes-vous adaptés au confinement ?

Cassie : Cela a été assez simple de passer l’onboarding en télétravail lors du confinement. On avait déjà plus d’un tiers de l’équipe en télétravail à temps complet, mais on avait l’habitude de faire venir les nouveaux arrivants à nos locaux à leur arrivée. Donc cela change un petit peu la donne. On s’est juste posé la question pour les outils de visio donc on teste, car c’est la première fois qu’on fait cette étape à distance. Aussi, ils doivent paramétrer leurs ordinateurs, chose que je faisais en amont auparavant. 

Concrètement, on a décidé de mettre l’entreprise en confinement en voyant les choses venir avant que l’État prenne la décision, afin de protéger nos collaborateurs. À ce moment-là j’ai appelé toutes les personnes qui devaient venir en leur expliquant que l’onboarding aurait bien lieu, pour les rassurer aussi, pour expliquer comment ça allait se passer. Vu qu’ils n’ont pas leur ordinateur professionnel, je leur ai envoyé leur emploi du temps, les liens vers les visios, une photo de l’organigramme, toutes ces choses-là en amont pour les rassurer. Cela fait partie de l’onboarding. On n’a pas voulu non plus partager trop d’informations, ce ne serait pas équitable avec ceux qui avaient fini leur autre travail une semaine avant. 

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Alessandra : Pourquoi mettre en place un process d’Onboarding ?

Cassie : Sans onboarding, les gens soit ne restent pas, soit prennent plus de temps pour être opérationnels car ils n’ont pas les informations nécessaires. Nous avons donc travaillé depuis Septembre dernier pour créer un onboarding général sur 2,5 jours. 

Habituellement, on a un emploi du temps, on donne vraiment toutes les informations générales à tous les nouveaux collaborateurs. Ils ont une présentation par chacun des co-fondateurs, chacun des managers, un accompagnement pour tous les outils généraux, une formation 360° sur la sécurité RGPD, sur la partie légale, car on est un outil SAAS de signature électronique donc ce sont les bases en quelque sorte.

On voulait justement commencer à travailler les onboarding métier, le COVID-19 a accéléré les choses. On a créé les emplois du temps selon les promos qui arrivent, on les forme pendant 2 semaines, avec deux sessions par jour de 2h, une le matin et une l’après-midi. Le but est de ne pas trop les surcharger pour qu’ils aient des temps de recherche et d’acclimatation. 

On fait aussi des apéros et des cafés avec d’autres teams pour dépasser la barrière du distanciel à ce moment clé. C’est très important de ne pas siloter les équipes. Ce sont des temps off en petit comité à distance ou avec son équipe ou une toute autre équipe pour créer des liens. 

Alessandra : Intéressant ! Et qui sont les personnes en contact avec les nouveaux collaborateurs pendant cette phase ?

Cassie : Plusieurs personnes : leur N+1, N+2 et les personnes qui seront amenées à travailler avec eux. Ils ont des points chaque semaine prévus avec un manager, avec chaque personne qui peut les aider à mettre en place les outils métier, avec les chargés du projet. Le reste de l’équipe est en contact avec eux lors des cafés et apéros, c’est super important. On a aussi un check de la RH chaque semaine pour s’assurer que tout se passe bien. 

Alessandra : Quel lien entre la culture de l’entreprise et l’onboarding ? 

Cassie : On n’a quasiment pas de départs. Ce qui fait que les gens restent chez nous sont nos valeurs. Quand les nouveaux collaborateurs viennent chez nous, ou même des clients, ils se rendent compte qu’elles sont réelles: faire confiance immédiatement, face au remote, aux horaires, les gens s’organisent comme ils veulent, tant que le boulot est fait on les laisse gérer leurs emplois du temps. 

La confiance entre collaborateurs aussi, la bienveillance. On a aussi une vraie envie d’aller vers un équilibre de la vie professionnelle et de la vie personnelle - on sait que ce n’est pas le cas dans beaucoup de startups. Cela arrive assez souvent qu’on reprenne des gens quand ils disent qu’ils vont travailler le soir ou le weekend. On leur dit : Ton soir c’est ton soir et ton weekend c’est ton weekend. Aussi, l’ambition, pousser les limites oui, mais dans un cadre qui permet d’éviter les burnouts et promouvoir le bien-être. Chaque jour on essaye de faire un peu mieux. 

Je dirais que c’est important que la confiance se crée dès le recrutement. La transparence fait vraiment partie de nos valeurs, autant en interne qu’en externe. 

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Quels outils utilisez-vous ?

    • Typeform : l’onboarding commence avant que les personnes arrivent. On a mis en place un questionnaire où on récapitule toutes les informations relatives à la création du contrat d’embauche. Le poste, le salaire, le lieu, son manager… On leur pose des questions sur les informations générales mais aussi des informations pour les onboardings : s’ils ont des allergies, des intolérances, ce qui nous permet de bien préparer son arrivée .
    • Slite : un excellent outil pour partager de la documentation interne, je vais avoir une checklist et je la duplique pour chaque promo pour être sûre que j’ai tout bien fait et suivre. Il y a une structure.
    • Slack : Outil de communication interne. Ils sont déjà inscrits aux chaînes “obligatoires” et on leur donne aussi les chaînes non obligatoires, on leur explique comment paramétrer leurs notifs, même pour les aider à couper pendant les jours OFF ou pour éviter d’avoir trop de notifications par exemple. 
    • Gsuite: Essentiel pour l’emploi du temps, les mails, pour ranger la documentation

Alessandra : Avez-vous obtenu des feedbacks ou des résultats des nouvelles recrues et des équipes ? 

Cassie : Oui, beaucoup de retours positifs !  C'est très apprécié, ils se sentent vraiment encadrés, ils ont toutes les informations tout de suite, des informations qu’ils auraient pu passer des mois à trouver. Cela évite la situation que l’on connaît tous : ne pas savoir quoi faire la première semaine, faire semblant de travailler car tu ne sais pas quoi faire et que tu n’as pas de quoi faire. On nous demande d’aller voir les personnes, d’aller les déranger pendant qu’elles travaillent alors qu’on vient d’arriver. Il faut se mettre à la place des gens, se souvenir de ce qu’on a vécu nous quand on est arrivés dans les entreprises où on a travaillé. 

On envoie aussi un questionnaire pour récolter du feedback de nos nouveaux collaborateurs. Ce qui leur manque, ce qui était en trop, ce qui n’est pas assez clair. Forcément on ne se rend pas compte car on est trop dedans. C’est super important de se dire aussi qu’ils nous font suffisamment confiance pour nous dire ce qui ne va pas au bout de quelques jours ! 

Alessandra : Avez-vous des conseils à nous donner ? Un mot de la fin ?

Cassie : Repensez à vos onboardings à vous, ce que vous auriez aimé. Mettez en place et allez chercher du feedback pour savoir si c’était une bonne idée ou pas. Aussi, demandez du feedback aux collaborateurs qui ne sont pas directement impliqués dans l’onboarding pour savoir s’ils ont des idées pour l’améliorer. L’onboarding, c’est un moment de partage donc sa création doit être aussi un moment de partage !

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Pour conclure, je vous incite vraiment à passer du temps, pourquoi pas lors d’un atelier de co-création, pour définir chaque étape de votre processus d’onboarding.

Ce moment clé influe beaucoup sur les premiers mois dans l’entreprise, sur l’avancement des projets mais comme nous avons vu, même sur l’épanouissement des personnes qui viennent travailler chez vous. J’espère que ces conseils vous aideront, et si vous en avez d’autres, n’hésitez pas à les partager en commentaire 🙂 

Et pour ceux / celles qui seraient intéressées, voici le lien pour postuler à notre offre de Brand Manager. Bonne chance ! 🙂 

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Brand Manager

Enthousiaste du storytelling. Curieuse de tous les sujets, surtout ceux touchant à l'humain et à la planète. Quand elle n'est pas en train d'écrire des articles pour le blog ou la newsletter, elle facilite quelques workshops auprès des clients. 

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