Le livre du jour : Sprint – Comment résoudre les problèmes et trouver de nouvelles idées en cinq jours, par Jake Knapp

Scribendo Culture du Design, Design Sprint

Ma nouvelle mission au sein du Kosmoss : présenter le livre de référence de Jake Knapp, de Google Ventures, sur le design sprint, et par la même occasion expliquer ce concept si efficace dans la manière de s’attaquer aux difficultés et challenges que rencontrent les entreprises.

Sprint - résoudre les problèmes et trouver de nouvelles idées en 5 jours, par Jake Knapp

le livre de référence sur le Design Sprint par Jake Knapp

Quand Julien Legat, co-fondateur de l’agence de business development Kosmoss, m’a confié la mission de faire un compte-rendu clair et incitatif de ce livre, j’avais devant moi un bouquin avec de sérieux atouts :

  • une couverture aux teintes acidulées, avec le mot SPRINT écrit en pente douce : esquisse sur le S, un T superbement achevé (tout un symbole)

  • le sous-titre sonnant comme une promesse de développement personnel

  • Un macaron en haut à gauche indiquant « New York Times Bestseller »

Bon, tout ça incite au moins à regarder la première page. (Et puis c’était ma mission).

Les fondamentaux du sprint

1/ La recherche du sens au travail

La première page séduit d’emblée, en annonçant la couleur : « Quand je suis revenu au bureau, je voulais que le temps que je passerais soit aussi riche de sens que celui que je passais avec ma famille » : la quête de sens au travail concerne tout le monde, non ?

2/ La définition du sprint

Sans vouloir spoiler, autant expliquer tout de suite ce qu’est un sprint, étant donné que le livre détaille le pourquoi, le comment et le reste sur 282 pages.

design-sprint

Un sprint c’est la résolution d’un challenge dans un temps limité – 5 jours – grâce à une équipe qui y consacre toute son énergie en créant un prototype de solution. Ce prototype est présenté à un échantillon d’utilisateurs / clients types le dernier jour : leurs réactions en temps réel, analysées par l’équipe, permet de valider la solution trouvée ou de la modifier en fonction de leur feedback.

En testant votre prototype avec des clients vous gagnez le gros lot – l’occasion d’apprendre, en 5 jours seulement, si vous êtes sur la bonne piste.

Car c’est bien l’autre intérêt stratégique du sprint : l’efficacité en utilisant le temps à bon escient.

3/ Méthode et process

Pour cela une méthodologie incroyablement précise et huilée comme une horloge suisse a été mise au point après des dizaines de sprints, certains réussis d’autres moins. Jake Knapp est un « dingue du processus », comme il le reconnaît lui-même. Les erreurs et tâtonnements des premières fois sont analysées et donnent toute leur valeur aux conseils prodigués dans ce livre. On se dit que si les sprints ont inspiré des entreprises comme Slack et AirBnb entre autres, c’est que ça marche !

  • Travailler « seuls ensemble »

Contrairement aux brainstormings, l’idée est de créer une équipe capable de travailler « seuls ensemble » contre la pensée de groupe qui biaise les réflexions.

concentrée, l'équipe de Kosmoss en plein design sprint

Dans nos sprints nous travaillons seuls, mais nous respectons des étapes spécifiques pour aider tout le monde à se concentrer.

C’est lorsque j’étais confronté à un grand défi et que je n’avais pas tout-à-fait assez de temps pour le relever que je donnais le meilleur de moi-même

(Je valide tout-à-fait la citation ci-dessus)

L’idée est de développer de (bonnes) idées indépendamment et de sélectionner les meilleures. Pour cela, un(e) décideur(euse) a le dernier mot.

  • Un casting impeccable

L’équipe doit être choisie avec soin, en fonction du challenge à relever, avec une vraie complémentarité de talents, prêts à réaliser, comme dans le film Ocean’s Eleven, le casse du siècle.

Dans ce casting, on doit toujours retrouver :

  • Quelqu’un qui connaît bien le client ou l’utilisateur final de l’entreprise, son activité, son histoire … vous devez également prévoir un animateur et un décideur. Ce sera lui (ou elle) qui aura toujours le dernier mot, de manière à ne pas perdre de temps dans des prises de décisions interminables.

Le vendredi vous serez collectivement devenus une machine à résoudre les problèmes et vous comprendrez tous, de façon approfondie, la problématique à laquelle vous vous êtes attaqués et les solutions potentielles

design sprint team oceans eleven

Equipe Design Sprint « Ocean’s Eleven »

  • Un concentré d’énergie

Concrètement, un sprint c’est un concentré d’énergie et d’efficacité, le livre détaille même heure après heure comment chaque journée doit être organisée. Too much ? Non, pour avoir moi-même participé à deux sprints, le temps est LE paramètre à gérer au mieux. Pour cela, pas besoin de faire des journées de fou. 10h-17h, pauses cafés. Mais entre chaque pause, les sept samouraïs, les braqueurs d’Ocean’s Eleven, les sprinteurs sont à l’oeuvre et avancent obstinément vers leur but : tester un prototype.

  • La mentalité prototype

La mentalité prototype, c’est la conviction que tout problème peut faire l’objet d’un prototype de solution. Que ce soit dans le commerce, la recherche, la création d’entreprise, l’enseignement, le marketing, le digital, tout se prototype, il suffit de le faire avec méthode et de privilégier la surface.

Vous pouvez entreprendre un sprint chaque fois que vous ne savez pas très bien quoi faire, que vous avez du mal à vous lancer ou que vous êtes confrontés à une décision dont l’enjeu est important. Les meilleurs servent à résoudre des problèmes importants, c’est pourquoi nous vous encourageons à choisir la difficulté.

La semaine de design sprint

Lundi : on pose les fondations

Le premier jour, on pose les fondations de tout le sprint. Et pour poser ces fondations, on commence par regarder très loin.

design sprint jour 1

Eh oui, le lundi, on commence par la fin : on définit l’objectif à long terme.

On établit l’ordre des priorités avant de se lancer dans la recherche de solutions, on fait la liste des questions auxquelles le sprint doit répondre. Cela ralentit certes l’élan collectif tout juste constitué mais c’est nécessaire. Une règle : n’ayez pas peur d’être trop ambitieux.

Un sprint est fait pour résoudre un VRAI problème et ce problème, on commence à le transformer en ébauches de pistes : on transforme « l’incertitude (hautement inconfortable) en curiosité (hautement séduisante) ». Comment ? Grâce au diagramme et aux notes « How might we » ?

  • Le diagramme et les notes «How might we » = « Comment pourrions-nous faire… »

Le problème à résoudre une fois circonscrit, on crée un diagramme simple, qui reprend les principales étapes pour que le client puisse passer du premier pas à la réalisation de sa démarche et on réfléchit à comment aborder ce sujet avec des notes, que l’auteur a appelé les notes « how might we » : cette formulation ouverte, optimiste, oblige à traquer les possibilités et difficultés au lieu de s’empêtrer dans les problèmes ou pire, foncer tête baissée sur telle ou telle solution : les notes sont ensuite triées et les sélectionnées.

design sprint chez Kosmoss croquis et notes

  • Choisir la ou les cibles du sprint 

Ce même jour vous vous poserez une question capitale : qui est votre client/cible le plus important(e), quel est le moment critique de l’expérience que vous lui proposez ? S’il y a des hésitations, le décideur tranche.

Mardi : rebattre les cartes et améliorer la donne

La veille on a lancé un gros chantier. Mardi on affine :

  • On collecte et on synthétise les idées existantes avec une structure: les « présentations flash », ou 3 minutes pour convaincre.
  • On commence à esquisser des solutions, grâce à un storyboard en 4 temps.
  • Mardi soir l’animateur devra avoir préparé le questionnaire pour filtrer les clients/utilisateurs pour le test du vendredi et en avoir sélectionné 5 (car 5 testeurs apportent 85% des feedbacks).

(Parenthèse technique : Entre storyboards, vignettes post-its, tableaux blancs, gommettes, il faut tout une trousse à outils simples mais indispensables pour visualiser chaque étape et chaque action. Un sprint c’est beaucoup de fournitures !)

carte empathie obut

 Mercredi : le plan d’action pour réaliser le prototype

Le matin : on évalue toutes les esquisses de solution, l’après-midi, nouveau storyboard : cette fois-ci il s’agit du plan d’action pas à pas pour réaliser votre prototype. Il faut se décider pour la solution qui semble la meilleure.

Pour cela, pas d’interminables blablas : on crée une « galerie d’art », puis une « carte thermique » sur laquelle le nombre de gommettes visualise la ou les solutions qui l’emportent. Un premier vote au pied levé est réalisé, suivi d’un « supervote », celui du décideur. Car comme le résume Jake Knapp de manière lapidaire :

La démocratie est certainement un bon système pour gouverner les nations, mais elle n’a pas sa place dans votre sprint

tableau blanc avec magnets kosmoss

Jeudi : on construit le décor du western

Ça y est, on va pouvoir commencer à construire le prototype. Tout est en toc, on n’a pas le temps de peaufiner les détails. Ce qu’il faut c’est que la surface, l’aspect du prototype soit crédible : ni médiocre ni parfait.

Pour le construire il faut :

  • choisir les bons outils
  • se répartir les tâches
  • vérifier la cohérence de l’ensemble
  • organiser un galop d’essai

Le soir du jeudi le prototype est prêt.

 

wacom prototypage

Le vendredi : l’épreuve de vérité

  • L’importance de ce test

Ça y est, on teste le prototype devant un panel de 5 clients.

Ce test justifie à lui seul le sprint tout entier : à la fin de la journée, vous saurez jusqu’où vous devez aller, et vous saurez précisément quelle est la première chose à faire

L’énorme avantage de ce test grandeur nature : on voit le client réagir, on peut aussi lui poser la question de savoir pourquoi ça marche ou pas en face, bref on apprend beaucoup de choses.

« il y a un écart phénoménal entre la vision et le client, dit un des fondateurs d’AirBnb. Pour le combler il faut parler aux gens. »

interview client utilisateur

Pourquoi 5 personnes ? Des études et l’observation empirique suite à des dizaines de sprints prouvent que 5 personnes apportent 85% des retours. Ce qui a convaincu les auteurs du livre qu’il était inutile d’en chercher plus, à condition que le profil ait été soigneusement choisi.

  • Bien préparer l’interview qui accompagne le test

L’intervieweur doit être en mode « curiosité », ne rien supposer, laisser certaines questions inachevées et privilégier les questions commençant par qui, que, quoi, comment, où. Si le client est suffisamment à l’aise, on apprend. Car durant les entretiens qu’elle suit en visioconférence, toute l’équipe prend des notes.

Très souvent un test réussi n’est pas la fin d’un processus mais le début, l’occasion de recueillir précocement des données à une échelle réduite, quand on a encore le temps de corriger le tir.

Pour conclure, le sprint , en concentrant énergie, méthode, temps, talents dans un objectif ambitieux, ne peut pas rater, à condition de respecter les ingrédients de la recette initiale. Certains ont été plus réussis que d’autres mais tous ont été d’un apport inestimable.

Voici la conclusion de Jake Knapp : A méditer !

Le travail, ça devrait toujours être comme ça – non pas perdre son temps dans d’interminables réunions et aller ensuite au bowling pour renforcer l’esprit d’équipe – mais bel et bien travailler ensemble à construire quelque chose qui compte pour de vraies personnes dans la vraie vie. C’est le meilleur usage que vous puissiez faire de votre temps. C’est un sprint.

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